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Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in einem KMU Betrieb
eBook - Ein Leitfaden, Diplomica
ISBN/EAN: 9783842816220
Umbreit-Nr.: 4120048
Sprache:
Deutsch
Umfang: 0 S., 3.07 MB
Format in cm:
Einband:
Keine Angabe
Erschienen am 01.10.2012
Auflage: 1/2012
E-Book
Format: EPUB
DRM: Nicht vorhanden
- Zusatztext
- Es wird im vorliegenden Buch beschrieben, wie ein Internes Kontrollsystem in einem KMU Betrieb eingeführt wurde.Eine grosse Motivation, diese Projektarbeit durchzuführen, war einerseits die neue Aktienrechtsreform in der Schweiz, die die Existenz eines IKS in der Schweiz in Zukunft zwingend vorschreiben wird. Natürlich entsteht dem Unternehmen bei der Einführung eines IKS auch ein grosser Nutzen bezüglich Sicherheit und wirtschaftlicheren Abläufen, was natürlich auch eine zusätzlich Motivation und Herausforderung zur Durchführung einer solchen Projektarbeit war.Damit es möglich war, ein IKS praktisch einzuführen, das die erforderlichen Anforderungen auch erfüllen kann, war es für der Autor vorgängig notwendig, sich ein theoretisches Fachwissen anzueignen, damit genügend Basiswissen vorhanden war, um eine solche Projektarbeit überhaupt erfolgreich umzusetzen. Im ersten Teil der Arbeit wird deshalb auch auf die wichtigsten Begriffe und Ziele eines Internen Kontrollsystems eingegangen und es wird auch das COSO Framework beschrieben, weil dieses Rahmenwerk für eine Einführung eines IKS eine wertvolle Unterstützung bietet.Der wichtige Teil der vorliegenden Arbeit war die praktische Arbeit, bei der es vorwiegend darum ging, die Risikozonen und Schwachstellen im Betrieb aufzudecken, denen mittels wirtschaftlicheren und wirksameren Abläufen begegnet werden sollte.Der Projektleiter, der gleichzeitig der Verfasser dieser Arbeit ist, lehnte sich bei seinen Tätigkeiten an das COSO Framework. Es ging vorerst darum, sich ein Bild über das Kontrollumfeld im Unternehmen zu machen, bei dem Fragen wie Ethik und Unternehmenskultur im Vordergrund stehen. Eine gesunde Ethik und Unternehmenskultur sind wichtig, damit eine IKS im Unternehmen gut abgestützt ist. Die Einführung eines IKS darf bei der Belegschaft nicht auf Ablehnung stossen, sonst wird das Projekt kaum von Erfolg gekrönt sein.Anschliessend wurden im Unternehmen die wichtigsten Risiken ermittelt, die wirtschaftliche und wirksame Betriebsabläufe behindern könnten. Nach der Ermittlung der Risiken wurde versucht, die Schwachstellen innerhalb dieser Risiken zu ermitteln. Die ermittelten Schwachstellen sind mittels geeigneten Vorkehrungen in Form von Arbeitsanweisungen, Organisationsrichtlinien und Kontrollautomatismen zu beheben, was ein ständiger Prozess ist. Die verbesserten Betriebsabläufe müssen nach der Einführung von der Belegschaft auch gelebt werden, erst dann kann von einem wirksamen und effizienten IKS gesprochen werden.
- Kurztext
- Es wird im vorliegenden Buch beschrieben, wie ein Internes Kontrollsystem in einem KMU Betrieb eingefuhrt wurde. Eine grosse Motivation, diese Projektarbeit durchzufhren, war einerseits die neue Aktienrechtsreform in der Schweiz, die die Existenz eines IKS in der Schweiz in Zukunft zwingend vorschreiben wird. Natrlich entsteht dem Unternehmen bei der Einfhrung eines IKS auch ein grosser Nutzen bezglich Sicherheit und wirtschaftlicheren Ablufen, was natrlich auch eine zustzlich Motivation und Herausforderung zur Durchfhrung einer solchen Projektarbeit war. Damit es mglich war, ein IKS praktisch einzufhren, das die erforderlichen Anforderungen auch erfllen kann, war es fr der Autor vorgngig notwendig, sich ein theoretisches Fachwissen anzueignen, damit gengend Basiswissen vorhanden war, um eine solche Projektarbeit berhaupt erfolgreich umzusetzen. Im ersten Teil der Arbeit wird deshalb auch auf die wichtigsten Begriffe und Ziele eines Internen Kontrollsystems eingegangen und es wird auch das COSO Framework beschrieben, weil dieses Rahmenwerk fr eine Einfhrung eines IKS eine wertvolle Untersttzung bietet. Der wichtige Teil der vorliegenden Arbeit war die praktische Arbeit, bei der es vorwiegend darum ging, die Risikozonen und Schwachstellen im Betrieb aufzudecken, denen mittels wirtschaftlicheren und wirksameren Ablufen begegnet werden sollte. Der Projektleiter, der gleichzeitig der Verfasser dieser Arbeit ist, lehnte sich bei seinen Ttigkeiten an das COSO Framework. Es ging vorerst darum, sich ein Bild ber das Kontrollumfeld im Unternehmen zu machen, bei dem Fragen wie Ethik und Unternehmenskultur im Vordergrund stehen. Eine gesunde Ethik und Unternehmenskultur sind wichtig, damit eine IKS im Unternehmen gut abgesttzt ist. Die Einfhrung eines IKS darf bei der Belegschaft nicht auf Ablehnung stossen, sonst wird das Projekt kaum von Erfolg gekrnt sein. Anschliessend wurden im Unternehmen die wichtigsten Risiken ermittelt, die wirtschaftliche und wirksame Betriebsablufe behindern knnten. Nach der Ermittlung der Risiken wurde versucht, die Schwachstellen innerhalb dieser Risiken zu ermitteln. Die ermittelten Schwachstellen sind mittels geeigneten Vorkehrungen in Form von Arbeitsanweisungen, Organisationsrichtlinien und Kontrollautomatismen zu beheben, was ein stndiger Prozess ist. Die verbesserten Betriebsablufe mssen nach der Einfhrung von der Belegschaft auch gelebt werden, erst dann kann von einem wirksamen und effizienten IKS gesprochen werden.
- Autorenportrait
- Thomas Bieler, dipl. Controller NDS HF und Betriebsökonom HWV, Studium an der berufsbegleitenden HWV in Zürich von 1988 - 1992, sowie Nachdiplomstudium in Controlling an der WKS in Bern von 2005 - 2007. Derzeit tätig als Controller in einem Industriebetrieb.
- Leseprobe
- Textprobe:Kapitel 12.5.1, IST - Bestandesaufnahme der Geschäftsprozesse unter Einbezug des bestehenden FLOH. Ermitteln von Schwachstellen:Bei der IST " Bestandesaufnahme kann folgendes Vorgehen empfohlen werden: Zuerst sollte der betriebliche Ablauf für jedes Prüfgebiet aufgenommen werden. Die Geschäftsprozesse sollten in Arbeitschritte zerlegt werden, um eine ausreichende Transparenz erhalten zu können und die Kommunikation in Folgegesprächen erleichtern zu können. Sobald die bestehenden Abläufe in Form von Flow Charts oder auch in beschreibender Form klar umschrieben sind, können die Risikozonen im Geschäftsprozess ermittelt werden, die anschließend in Folgegesprächen, bei denen Fragebögen als Hilfsmittel eingesetzt werden, auf Schwachstellen überprüft werden. Sofern die Prüfgebiete ziemlich umfangreich sind werden sie zwecks besserer Strukturierung in Prüfungsfelder unterteilt.Bei der Aufnahme des IST " Zustandes der Prüfgebiete der Tommaso AG hat sich gezeigt, dass die Abläufe im bestehenden FLOH (Führungs-, Lenkungs- und Organisationshandbuch) bis auf ein paar Ausnahmen, die insbesondere die Organisation des Rechnungswesen betreffen, bereits sehr gut beschrieben sind, auch deshalb, weil von einem unabhängigen Dritten jährlich ein entsprechendes Audit durchgeführt wird und deshalb entsprechende Anstrengungen gemacht werden müssen.Bei der Einführung eines IKS in der Tommaso AG hatte der Projektleiter also das Glück, dass die Betriebsabläufe zu einen großen Teil nicht mehr in Form von speziellen Erhebungen aufgenommen werden mussten. Der Projektleiter konnte oftmals direkt damit beginnen, die Risikozonen zu einem Prüfgebiet, aufgrund der bestehenden Abläufe des zur Verfügung stehenden FLOH, zu ermitteln und daraus Fragebögen, die von ihm als Hilfsmittel für Folgegespräche eingesetzt wurden, zu erstellen.Es wurde nun für jedes Prüfgebiet hintereinander eine IST " Bestandesaufnahme nach dem oben erwähnten Verfahren durchgeführt. Das Hauptziel war dabei natürlich, dass die wesentlichen Schwachstellen innerhalb der Geschäftsprozesse ermittelt werden konnten.Ein ergänzendes Ziel war auch, Ansätze für eine Optimierung der Aufbau- und Prozessorganisation zu erkennen. Die Gesichtspunkte der Wirtschaftlichkeits- und Effizienzverbesserung sollten bei der Einführung eines IKS einbezogen werden. Es sollte bei allen Untersuchungen nach der 6-W-Regel vorgegangen werden. Der Projektleiter sollte sich immer die folgenden Fragen stellen: "Was wird gemacht? Warum wird es gemacht? Wie wird etwas gemacht? Wer macht etwas? Wann wird etwas gemacht? Wo wird etwas gemacht? Zu jedem Punkt muss überlegt werden, ob günstigere Alternativen vorhanden sind."a) Materialwirtschaft.Aufgrund eines Gespräches mit der Geschäftsleitung hat sich herausgestellt, dass von den eingekauften Waren der Tommaso AG wertmäßig insgesamt 75 % vom Mutterhaus in Thermen bezogen werden, ja sogar bezogen werden müssen, weil sich in der Schweiz für die gleichen Produkte erstens selten ein Anbieter findet und weil die Konzernleitung in Thermen den Bezug vom Mutterhaus größtenteils auch zur Auflage macht. Auf die Preisfestsetzung der Produkte aus Thermen lässt sich nur sehr geringfügig Einfluss nehmen, da müssten schon sehr gute Argumente ins Feld geführt werden. Das Mutterhaus kennt sogar länderspezifische Preise, die für die Tommaso AG in der Schweiz für die gleichen Produkte höher liegen, als für die Niederlassungen in den umliegenden Ländern. Auch zu den Lieferanten in der Schweiz besteht inzwischen ein derart langjähriges Verhältnis, dass von einem eingespielten Team gesprochen werden kann. Es herrscht dabei der Grundsatz vor, dass eine rasche Lieferung vor der Preisfestsetzung rangiert, weil die Kunden der Tommaso AG ein Produkt oftmals rasch benötigen und die Lieferfristen für Tommaso spezifische Produkte in der Regel sowieso sehr groß sind. Die Stammlieferanten der Tommaso AG können dem Grundsatz der rascheren Lieferfristen besser gerecht werden, als wenn ein neuer Lieferant berücksichtigt würde.Der Grundsatz: "im eines IKS in der Tommaso AG bestand auch ein recht hoher Zeitdruck, der es erforderlich machte, gewisse Prioritäten zu setzen, damit die Terminvorgaben auch eingehalten werden konnten. Im Prüfgebiet der Materialwirtschaft treten von der Bestellung über den Einkauf, Lagerhaltung bis hin zur Spedition sehr viele Fragen auf. Beim vorhandenen Termindruck galt es deshalb, sich auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken.Die Einführung eines IKS ist ein dauerhafter Prozess, der mit der erfolgten Einführung noch nicht abgeschlossen ist. Etwelche Prüffelder können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einfließen, sofern es die Situation erfordert. Das IKS sollte ohnehin in regelmäßigen Abständen überprüft werden, ob es zeitlichen Gegebenheiten noch entspricht.Der Tommaso AG stand bei der Einführung des IKS bereits ein interner, sehr ausführlicher Fragebogen zur Materialwirtschaft zur Verfügung. Der vorhandene Fragebogen war für die Einführung des IKS der Tommaso AG natürlich sehr zweckdienlich und wurde noch um weitere Punkte, die sich aufgrund der Erhebungsgespräche mit verschiedenen internen Ansprechpartnern und dem Dokumentenstudium des bestehenden FLOH ergaben, ergänzt. Der ausgearbeitete Fragebogen befindet sich auf den Seiten 116 ff dieser Arbeit.